Importancia del departamento de Comunicación en las empresas

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Por María Paloma R. Simental *

Artículo publicado en Uniradio Informa

Al encontrarme en una reunión de trabajadores, escucho las justificadas quejas tanto del patrón como de los empleados, quienes por lo general no llegan a un buen término de la discusión debido a que omiten una herramienta fundamental y que no solo en la actualidad ha sido menospreciada: La comunicación.

En una empresa existen diversas necesidades, y son cubiertas mediante la conformación de áreas exclusivas para atacar las problemáticas que surgen en esta, sin embargo no siempre fue así; en los anales de la historia laboral la figura de trabajador no existía como la conocemos, sino que eran esclavos y sirvientes con mínimas garantías, apenas para la supervivencia y era nula la capacidad de que pudiesen expresar alguna inconformidad o deseo de mejores condiciones de trabajo.

A partir del siglo XVIII, en Inglaterra, cuna de la industrialización, acontece un hecho que cambiará para siempre el curso la historia laboral mediante la Revolución Industrial, en el que nacen agrupaciones en defensa de los derechos de los trabajadores, obteniendo con el paso del tiempo establecer normas y leyes que garantizaban la estabilidad de las familias y gracias a ello se ha obtenido mayor productividad y/o efectividad dentro de las industrias, ya que se hizo toda una estructura organizacional.

En los años ochentas, descubren que un organigrama rígido en el que se establecen las funciones de cada uno de los miembros no es suficiente para poder tener conocimiento profundo de lo que es la empresa, ya que desconocían las aptitudes y entorno del personal que se encarga de realizar las tareas cotidianas que generan crecimiento a la industria, por lo que al observar la gran diversidad de pensamientos y concepciones acerca de una misma función asignada a los individuos, es que vieron la posibilidad de obtener mayor provecho de esas peculiaridades, y con estas reflexiones, es que surge la “Cultura Organizacional“, término acuñado por dos consultores de nombre Tom Peters y Robert Waterman, quienes crearon todo un concepto en el ámbito de las organizaciones, donde a groso modo exalta la importancia de prestar mayor atención en el comportamiento del personal que labora en el organismo en un intento de potencializar aspectos como la productividad, innovación, adaptación y diferenciación, que son puntos clave para el éxito dentro de una empresa.

Con estas bases, en las que poco a poco el empleado se va convirtiendo en el motor que mueve a la industria, se va tomando más conciencia de tener en consideración sus necesidades, inconformidades, opiniones y sugerencias, ya no es menoscabada la experiencia que han adquirido a través de los años al realizar trabajos específicos, todo con el fin de un mejor rendimiento y calidad en las funciones estipuladas, teniendo así mayor participación dentro de este nuevo concepto de empleo, que busca crear un fuerte compromiso, solidaridad y lealtad mediante la sensación de encontrarse en “casa“, en donde todos los integrantes de la compañía son “familia“, ya que en la mayoría de los casos, los empleados invierten más tiempo prestando sus servicios en el centro de trabajo que en sus moradas, convirtiéndose así en su “segundo hogar“, y bajo esta prerrogativa se busca crear un “sentido de pertenencia“, mismo que propiciará que los empleados se sientan identificados con la institución en la que trabajan, sin querer marcharse de ella, y justo este concepto es el que diferenciará a una empresa de otra.

Todo lo anteriormente expuesto, ha tenido resultados visiblemente positivos, ya que al incentivar al empleado con un buen trato y condiciones de trabajo estables, se han observado incrementos en la productividad, atención al público, efectividad y compromiso hacia la empresa.

En México, las condiciones laborales han avanzado a paso lento en comparación a las organizaciones en países desarrollados, en muchas empresas se busca el ahorro de recurso humano y por lo general una persona o departamento se le asigna doble función, tal es el caso del Departamento de Recursos Humanos, que por lo general, se encuentra encabezado por un Psicólogo o Administrador de Empresas, al que sólo debería competerle asuntos relacionados con el pago de nómina de personal, altas, y entrevistas de trabajo, etcétera; sin embargo, también realiza todas las funciones de integración de los empleados, subestimando así la importancia de un departamento independiente al área de administración de personal, y esta área poco aplicada en nuestro país es el Departamento de Comunicación, que debe de estar dirigido por un Licenciado en Comunicación.

El Departamento de Comunicación, no sólo trata de mantener la integración de los elementos internos, sino también de la imagen y relación con públicos externos; es decir, trata dos partes primordiales para que toda empresa pueda tener éxito en el ramo en el que se desarrolla, ya que se encarga de tener comunicación interna (consistente en mantener buen flujo de información y sentido de pertenencia dentro de la institución), así como comunicación externa (consistente en la imagen y relación con otras empresas).

Las empresas requieren un buen establecimiento de los niveles jerárquicos, y el flujo correcto de la información, por lo tanto el Departamento de Comunicación está facultado para aplicar estrategias y métodos para crear vínculos en un habiente de respeto, no solo de los altos rangos a los menores, sino también de los empleados a directivos y entre sus iguales; esto da puerta abierta para que cada uno de los elementos tenga un pensamiento propio en función de la mejoría y apoyo del crecimiento empresarial.

A fin de lograr que los empleados puedan tener mayor participación, el comunicólogo puede utilizar el buzón de sugerencias, formularios e incluso entrevistas, para tener mejor visión y perspectivas de cómo va marchando la institución, y al analizar los datos obtenidos se puede tomar una decisión para realizar cambios o mantenerse en la misma posición en la que se encuentra.

Muchas empresas tienen las mayores problemáticas debido a la creencia antigua en el que la persona más capacitada es el que tiene un puesto superior en el organigrama, sin contar la experiencia de los trabajadores.

Según una investigación de la consultora Crecimiento Sustentable, denominada Felicidad y Trabajo, indica que un trabajador feliz presenta hasta 33% mayor energía y dinamismo, siendo un 88% más productivos que los empleados que no son incentivados, investigación que no es subestimada por los Departamentos de Comunicación, y para ello emplea diversos métodos para lograr ese estado de bienestar mediante reconocimientos públicos de la buena labor, muro del empleado del mes, celebraciones de cumpleaños, cartas de felicitación por algún ascenso, e incluso se han hecho convivios temáticos donde los trabajadores tienen la oportunidad de salir de la rutina y conocer otros aspectos de los compañeros con los que día a día realizan sus tareas, en un ambiente festivo y poco convencional que les resulta muy divertido, ya que se les pide que vayan disfrazados o con algún detalle concerniente al contexto de la reunión, como fiesta mexicana, carnaval, luau hawaiano, de la época del rock & roll, etcétera.

Cuando existe un conflicto entre integrantes de la empresa, el titular del Departamento de Comunicación busca la pronta solución al problema, y para ello entrevista e incluso confronta a los implicados, fungiendo el comunicólogo como mediador bajo una perspectiva objetiva, en la que saca los puntos de acuerdo que son la base para solucionar el mal entendido.

Incluso el comunicólogo tiene la facilidad de realizar actividades atípicas, que resultan beneficiosas para mantener la positividad y disposición de los trabajadores, como lo es la risoterapia, y también realiza actividades no tan extrañas para muchos, como lo es el fomento de la creatividad, deporte, arte, etcétera.

Por lo tanto, cuando se escuchan las frases de los empleados: “Mi jefe me negrea“, “me pagan una miseria por hacer el trabajo que le toca a mi jefe“, o por parte del patrón: “Que se quejen lo que quieran, al cabo nunca se les tiene contentos“, es una señal de que la comunicación interna dentro de una micro o macro empresa es totalmente deficiente o nula, y tiene mayor probabilidad de tener poca productividad, calidad o atención a público, pudiéndose solucionar con la integración del Departamento de Comunicación, tal y como lo han hecho diversos países como lo es España, que el 90% de las empresas cuenta con este departamento, satisfaciendo la necesidad de comunicarse.

Teniendo este panorama global, le enunciaré tres puntos comunicacionales que pueden resultar convenientes para un mejor funcionamiento de todas las negociaciones e incluso en su vida personal:

– Comunicación asertiva: Sea directo y claro para indicar lo que se quiere expresar.

– Para la comunicación no hay organigramas: Escuche con respeto la opinión tanto de sus superiores, inferiores e iguales.

– Mantenga la calma: En momentos de conflicto hay que mantener la calma y ver un punto de convergencia y de ahí partir para lograr acuerdos.

En conclusión, no basta con organizar gente para trabajar o permanecer en un trabajo que le cause molestia, el caso es que se pueda sentir parte de una familia laboral y junto a los demás pueda lograr la estabilidad y funcionamiento óptimo de una empresa.

Sobre María Paloma R. Simental

* Es egresada de la licenciatura en Ciencias de la Comunicación de la Universidad de las Californias, Oficial Mayor del Sindicato de Burócratas, además de Tesorera del Colegio de Comunicólogos de Baja California, Colcombc.